Dziś wyjaśniły się nieścisłości w informacji jaką podały CH Bielawy i Urząd Miasta Torunia odnośnie konkursu "Odmień swoje otoczenie". Poruszyłem ten temat we wpisie: Projekty widmo w akcji Urzędu Miasta - wywołało to działania ze strony urzędu i firmy obsługującej konkurs. Poniżej kilka słów o okolicznościach i wynikach tych działań. Potraktujmy to jako analizę przypadku działań z zakresu Public Relations.
Jak postąpiono?
Po tym jak opisałem zaistniałą sytuację dotyczącą powoływania się na Budżet Partycypacyjny w Toruniu a post udostępniłem na facebookowym fanpage'u CH Bielawy wraz z zapytaniem o numery wniosków podjęte zostały następujące kroki:
1. urząd miasta edytował stronę miejską usuwając z niej zdanie dotyczące realizacji projektów z budżetu obywatelskiego
 |
| Screen strony z pamięci podręcznej datowany na 5 listopada |
2. przedstawiciel firmy obsługującej konkurs zadzwonił do mnie z "radą" usunięcia posta i informacją, że treść działa na szkodę jego klienta (czyt. CH Bielawy),
3. ten sam przedstawiciel umieścił na moim blogu (a także facebooku i google+) krótkie sprostowanie w którym mowa, iż lista projektów została przekazana przez Urząd Miasta a środki finansowe już znajdują się na miejskim rachunku bankowym,
4. usunięto mój komentarz na fanpage'u CH Bielawy oraz zablokowano mi możliwość komentowania - najstraszniejsza z możliwych kar :)
Jaką strategię można było przyjąć?
Osobiście wyznaję zasadę, że usunięcie wpisu (jeżeli nie jest wulgarny lub w inny sposób nie narusza prawa) jest niedopuszczalne. Podobnie jak edytowanie strony bez informacji o zmianie - oczywiście mowa o przypadku gdzie i tak ktoś już wykrył nieścisłość i chciałby ją wyjaśnić.
Pierwszym krokiem jaki powinniśmy podjąć jest bezpośrednia rozmowa z zainteresowaną osobą. Do takiej niewątpliwe doszło jednak treść rozmowy prowadziła do niepotrzebnej polaryzacji stanowisk. Można w tym momencie negocjować ewentualne bezzwłoczne zmiany w artykule przy jednoczesnym klarownym wytłumaczeniu nieścisłości i podparciu się odpowiednią dokumentacją. Tutaj pochwała dla organizatora konkursu - po kolejnej rozmowie telefonicznej zostałem przeproszony i otrzymałem dokumenty projektowe na podstawie których mogę stwierdzić gdzie pojawiły się błędy. Przykładem niech będzie projekt placu zabaw przy ulicy Matejki 46 - jak pisałem wcześniej, nie ma tam miejsca na plac zabaw. Jednak zgodnie z dokumentacja projektową chodzi o teren przy ul. Matejki 41. Jak widać poniżej jest to idealne miejsce na tego typu inwestycję - gdybym wiedział wcześniej to głos oddałbym właśnie na tę propozycję.
 |
| teren wymagający rewitalizacji - Matejki 41 |
Drugim podstawowym działaniem winna być dyskusja na forum publicznym gdzie również inni mieszkańcy mogliby dowiedzieć się więcej na temat realizowanych projektów. Takie działanie, szczególnie dotyczące kontrowersyjnych kwestii, działa na korzyść danej marki - z jednej strony pokazuje otwartość i buduje zaufanie, z drugiej większe zainteresowanie przyciągniemy do treści pod którą trwa żywa dyskusja.
Trzecim elementem, który można dołączyć do tej układanki jest "wciągnięcie" zainteresowanej osoby bądź grupy osób w monitorowanie postępów danej akcji. Można w tym celu zaproponować stworzenie wspólnej relacji z wykonania inwestycji lub umożliwić wgląd do dokumentacji konkursu - w ten sposób nadajemy dodatkowy wymiar społeczny danego przedsięwzięcia. Mieszkańcy mogący uczestniczyć w tak szerokim projekcie czują za niego odpowiedzialność. Na podobnej zasadzie działa toruński budżet partycypacyjny. Wielu projektodawców społecznie "nadzoruje" postępy swoich projektów aż do momentu ich pełnej realizacji.
Podsumowując
Cieszę się, że kwestie mogące mieć wpływ na odbiór działań realizowanych w partnerstwie z toruńskim urzędem miasta potrafią być rozwiązywane nawet w weekend. Zwracam też honor Panu Filipowi Krauze z firmy Renesans PR, który po opadnięciu emocji potrafił rozwiązać problem, w satysfakcjonujący obie strony, sposób.
Jak ty postąpiłbyś w przypadku storpedowania twojego projektu? Dążyłbyś do usunięcia negatywnych opinii czy starałbyś się wyjaśnić niepokojące kwestie i przekuł je w sukces?
